Jak system EDM może generować przychód - a nie tylko zbierać dokumentację?

Większość właścicieli klinik stomatologicznych myśli o systemie EDM w ten sam sposób: to oprogramowanie do prowadzenia dokumentacji medycznej, grafiku wizyt i wystawiania rachunków. Obowiązek prawny, który trzeba spełnić. Koszt operacyjny, który trzeba ponosić.

To podejście sprawia, że ogromna część wartości zgromadzonej w systemie EDM leży nieodkryta. Klinika która pracuje od kilku lat ma w swoim oprogramowaniu tysiące rekordów pacjentów, setki historii leczenia, dziesiątki niezrealizowanych planów - i nie robi z tymi danymi nic poza ich przechowywaniem.

Ten artykuł pokazuje, jak zmienić podejście do systemu EDM: z narzędzia administracyjnego w źródło przychodów.

EDM, czyli Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, to oprogramowanie służące do cyfrowego prowadzenia dokumentacji pacjenta. Popularne systemy EDM dla klinik stomatologicznych w Polsce to między innymi FelgDent, Estomed, Medfile czy ProDentis.

Co dokładnie przechowuje typowy system EDM? Dane osobowe i kontaktowe pacjentów, historię wszystkich wizyt z datami i rodzajami zabiegów, plany leczenia - zarówno zrealizowane jak i niezrealizowane - notatki kliniczne i zdjęcia, informacje o zalecanych wizytach kontrolnych oraz dane o płatnościach.

Każdy z tych elementów to potencjalny punkt wejścia do działań, które mogą przekładać się na realny przychód.

1. Reaktywacja pacjentów nieaktywnych - Każdy system EDM przechowuje daty ostatnich wizyt. Można w każdej chwili wygenerować listę osób, które nie były w klinice od 12, 18 lub 24 miesięcy. Spersonalizowana wiadomość z przypomnieniem i zaproszeniem może przywrócić znaczącą ich część. Kliniki które regularnie prowadzą kampanie reaktywacyjne notują skuteczność na poziomie kilku do kilkunastu procent.

2. Automatyczne przypomnienia o zalecanych wizytach kontrolnych - System EDM zawiera informacje o zalecanych wizytach po konkretnych zabiegach. Jeśli jest połączony z systemem automatyzacji, te wizyty mogą być przypominane automatycznie. Pacjent dostaje wiadomość w odpowiednim momencie i umawia się sam. Klinika dostaje dodatkowe wizyty, które bez systemu by nie doszły do skutku.

3. Follow-up przy niezrealizowanych planach leczenia - System EDM przechowuje plany leczenia - w tym te niezrealizowane. Automatyczna sekwencja wiadomości do pacjentów z niezrealizowanymi planami - po tygodniu, dwóch tygodniach i miesiącu od konsultacji - może znacząco zwiększyć odsetek planów, które ostatecznie zostają zrealizowane.

4. Aktywne zbieranie opinii po wizytach - Każda zakończona wizyta odnotowana w EDM to okazja do zebrania opinii. System automatyzacji może wysyłać prośby o recenzję 2-4 dni po każdej wizycie. Więcej opinii w Google to lepsza widoczność i więcej nowych pacjentów.

5. Segmentacja pacjentów i ukierunkowane działania - Dane z EDM pozwalają na segmentację bazy pacjentów według różnych kryteriów. Pacjent który w ciągu dwóch lat wydał w klinice 15 000 zł i regularnie wraca to inny typ niż osoba która była raz na przegląd. Komunikacja skierowana do tych dwóch grup powinna się różnić - tonem, ofertą i częstotliwością.

Wszystkie opisane możliwości mają jeden wspólny mianownik: wymagają połączenia systemu EDM z systemem automatyzacji komunikacji. Bez tej integracji można co najwyżej ręcznie eksportować dane i ręcznie wysyłać wiadomości - co jest czasochłonne i nieskuteczne na dużą skalę.

Integracja oznacza, że system komunikacji automatycznie pobiera dane z EDM: wie, który pacjent był wczoraj, jaki zabieg miał, czy ma zaległy plan leczenia i kiedy był ostatnio. Na tej podstawie samodzielnie uruchamia odpowiednie sekwencje wiadomości.

Większość popularnych systemów EDM udostępnia API pozwalające na taką integrację. FelgDent, Estomed i inne wiodące oprogramowania stomatologiczne w Polsce umożliwiają połączenie z zewnętrznymi systemami. Wdrożenie jest jednorazowym procesem, który po zakończeniu działa automatycznie.

Korzystanie z danych z systemu EDM do celów komunikacyjnych wymaga znajomości kilku podstawowych zasad prawnych.

Podstawa prawna przetwarzania danych - Przypomnienia o wizytach i komunikacja związana bezpośrednio z leczeniem mogą być prowadzone na podstawie uzasadnionego interesu. Komunikacja marketingowa wymaga odrębnej zgody.

Zgody na komunikację marketingową - Jeśli chcesz wysyłać wiadomości o charakterze reaktywacyjnym lub promocyjnym, pacjent musi wyrazić na to zgodę. Dobre praktyki zakładają odbieranie takich zgod przy rejestracji.

Umowa powierzenia danych - Jeśli zewnętrzny system przetwarza dane pacjentów, należy podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.

Sprawdź, czy Twój system EDM udostępnia API - Zapytaj dostawcę oprogramowania o możliwości integracji z zewnętrznymi systemami komunikacji.

Przejrzyj bazę pacjentów nieaktywnych - Wygeneruj listę osób, które nie były w klinice od ponad 12 miesięcy. To Twój pierwszy cel reaktywacyjny.

Sprawdź listę niezrealizowanych planów leczenia - Ile planów z ostatnich 6 miesięcy nie zostało zrealizowanych? To bezpośrednio widoczna kwota utraconych przychodów.

Zadbaj o zgody na komunikację - Upewnij się, że formularze rejestracyjne zawierają zgodę na komunikację marketingową przez SMS i mail.

Wybierz system automatyzacji z integracją EDM - Szukaj rozwiązań, które obsługują Twój konkretny system EDM i pozwalają na automatyczne pobieranie danych o wizytach.

System EDM to nie tylko obowiązek prawny i narzędzie administracyjne. To baza danych o pacjentach, ich historii leczenia i niezrealizowanych potrzebach - która przy odpowiednim podejściu może stać się źródłem dodatkowych przychodów.

Kluczem jest połączenie EDM z systemem automatyzacji komunikacji - tak, aby dane zgromadzone w oprogramowaniu przekładały się na realne działania: reaktywację nieaktywnych pacjentów, przypomnienia o zalecanych wizytach, follow-up przy planach leczenia i systematyczne zbieranie opinii.

Medifik integruje się z popularnymi systemami EDM używanymi przez polskie kliniki stomatologiczne i medyczne - w tym z FelgDent, Estomed i Medfile. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa w Twojej klinice, umów bezpłatną diagnozę na medifik.com.